Article 1 : Objet
Organisé par le Syndicat National des Médecins Privés de Côte d’Ivoire (SYNAMEPCI), le 5ème Congrès et la 3ème édition des journées de la Médecine Libérale (JMLCI) sont des évènements ouverts aux structures exerçant dans le Secteur Privé de la Santé.
Par ailleurs, dans le souci de promouvoir les différents domaines du secteur privé, un pavillon est spécialement dédié aux chirurgiens-dentistes, avec la collaboration du Syndicat National des chirurgiens-dentistes du secteur privé de Côte d’Ivoire (SYNACDEPCI)
Article 2 : Lieu, date et durée du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI
Le 5ème Congrès et la 3ème édition des journées de la Médecine Libérale (JMLCI) seront organisés à l’Hôtel le Parlementaire de Yamoussoukro. Ils ouvriront leurs portes le mercredi 12 octobre 2022 à 07h30 mn et s’achèvera le Samedi 15 octobre 2022 à 18h30.
Les horaires d’ouverture et de fermeture du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI sont les suivants :
- Exposants : 07H 30 -19H00
- Visiteurs : 09H00 – 18H30
En cas de force majeure ou d’événements imprévisibles, l’organisateur se réserve le droit de modifier les dates et le lieu du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI, si les circonstances et les impératifs de bon déroulement et de réussite du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI l’exigent, et ceci sans qu’aucune réparation de dommage éventuellement subi ne puisse lui être réclamée par les participants. Dans le cas où, pour des raisons majeures, imprévisibles ou économiques, le 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI ne peuvent avoir lieu, les demandes d’admission sont annulées et les sommes disponibles, après paiement des dépenses engagées, sont réparties entre les exposants, au prorata des sommes versées par chacun d’entre eux. Les dates et horaires de montage et de démontage seront stipulés dans le dossier technique envoyé à chaque exposant régulièrement inscrit.
Article 3 : Admission – Réservations d’espaces
Sont admises au congrès et aux JMLCI comme exposants, toutes les entreprises ayant des biens ou des services à présenter. Les réservations sont souscrites à l’aide de formulaires spéciaux fournis par l’organisateur, lesquels sont remplis et signés par les exposants. Le dépôt auprès de l’organisateur de la demande de participation par l’exposant, implique que celui-ci ait pris connaissance des dispositions du présent règlement intérieur et les accepte sans réserve. Les sociétés postulantes ont la possibilité de contacter l’organisateur pour connaître les disponibilités et les possibilités d’exposer. Ils peuvent mettre une option sur un emplacement de principe ; cette option doit être confirmée par l’organisateur et comportera une durée de validité. Le futur exposant devra renvoyer les formulaires de réservation et le règlement dans les délais prescrits. Passé ce délai l’option s’annule automatiquement.
Les emplacements sont affectés au fur et à mesure de l’arrivée des contrats et des règlements. Si le contrat n’est pas accompagné du règlement il ne sera pas traité et sera mis en attente de réception du règlement. Le plan du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI évolue en fonction de l’arrivée de nouveaux exposants. L’organisateur se réserve donc le droit, en cas de nécessité, en concertation avec le Comité de Préparation, de modifier l’emplacement, la dimension, la disposition des stands attribués aux exposants avant le jour d’ouverture du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI pour répondre aux impératifs de sécurité, à la bonne circulation des visiteurs, au contexte concurrentiel des exposants ou tout autre motif dicté par la nécessité du bon déroulement du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI. Cette modification ne peut en aucun cas constituer un motif pour les exposants de résilier unilatéralement leur engagement de participation.
Article 4 : Annulation par l’exposant – Défaut d’occupation
Pour toute annulation de contrat signifié après le paiement, aucun remboursement ne sera effectué.
Article 5 : conditions d’annulation ou de report par l’organisateur
Dans le cas de force majeure (Guerre, attentats, grève, deuil national, catastrophes naturelles, etc.…), ou d’interdiction, d’annulation, d’absence d’autorisation administrative ou encore dans le cas où l’économie du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI s’avère insuffisante pour son bon déroulement et la satisfaction des exposants et des visiteurs, l’organisateur peut décider du report ou de l’annulation du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI.
Les réservations restent valables et les acomptes sont reportés sur les nouvelles dates. En cas d’annulation du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI, les acomptes versés par les exposants leur sont remboursés déduction faite des éventuels débours exposés par l’organisateur.
Article 6 : Obligations & Interdictions
L’exposant s’engage à occuper son stand pendant la durée du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI et à être présent pendant les heures d’ouverture. Il ne pourra quitter ou procéder au débarrassage ou démontage de son stand avant la fermeture officielle du 5ème Congrès et de la 3ème Edition des JMLCI. Il ne pourra effectuer de sorties de matériel sans justification et autorisation écrite de l’organisateur (Bon de sortie).
Sont interdits sous peine d’annulation de la réservation et d’exclusion immédiate du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI, sans indemnité ni remboursement des sommes versées ou à verser :
- L’hébergement non autorisé par l’organisateur sur le stand de toute société ou personne non inscrite au 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI ou non déclarée.
- La sous-location gratuite ou payante, le transfert à un autre exposant
- L’exposition de produits ou services dont l’exposant ne possède pas de droits de distribution ou de représentation.
- La distribution de documents ou objets en dehors des limites du stand, notamment dans les allées, les entrées et sorties, sauf contrat dûment passé avec l’organisateur.
- L’affichage sauvage à l’extérieur du stand et l’utilisation de sonorisation.
- Le non-respect de la réglementation de sécurité, du plan de prévention, du règlement propre au lieu d’exposition.
- La vente au déballage (sauf autorisation spécifique de la Mairie ou de la Préfecture)
- La vente, la consommation ou la distribution d’alcool, de tabac ou de drogue.
Article 7 : Tarification
Le prix des stands ou des autres produits de l’événement est fixé par l’organisateur et peut être révisé par lui en cas de modification des éléments qui le composent, notamment en cas de modification du prix de revient de location du parc, des matériaux, de la main d’œuvre, des transports et des services, ainsi que des dispositions fiscales et sociales en vigueur.
Article 8 : Conditions de paiement
Le paiement de la location du stand ou des autres produits de l’événement et des frais annexes devra être effectué selon les modalités suivantes :
- Versement d’un acompte égale à 50 % des frais et droits de participation établis au moment de la présentation de la demande d’inscription dûment établie et vérifiée par l’organisateur.
- Versement du solde au plus tard le 05 mai 2022
- Les dossiers d’inscription présentés après cette date doivent être obligatoirement accompagnés du règlement intégral des frais de participation, soit en espèce soit par chèque à l’ordre de SYNAMEPCI.
- Un dossier d’inscription déposé à l’organisateur sans acompte ne pourra être enregistré. Les paiements devront être effectués en espèce ou par chèque à l’ordre de
- Un prix majoré sera exigé après la date du 05 mai 2022.
Article 9 : Installation aménagement et décoration des stands
L’installation des stands est effectuée conformément au plan général établi par l’organisateur. Les entreprises agréées par l’organisateur, sont seules habilitées à effectuer les travaux et fournir le matériel en vue de l’aménagement des stands et des espaces communs. La décoration spécifique des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité. Elle doit se conformer à la réglementation en matière de sécurité édictée par les pouvoirs publics et respecter le bon voisinage. Chaque exposant qui utilise les services d’un décorateur doit soumettre son projet au service technique de l’organisateur et se conformer aux remarques éventuelles qui lui auront été faites. La hauteur des enseignes et éléments décoratifs ou publicitaire des stands ne pourra dépasser 5 mètres.
Article 10 : Prospectus
Seuls les exposants peuvent distribuer leurs prospectus à l’intérieur des stands ou des emplacements réservés à cet effet.
Article 11 : Remise en état des lieux
L’organisateur décline toute responsabilité concernant les constructions ou installations édifiées par les exposants. Les exposants doivent laisser les espaces qui leur ont été affectés dans leur état initial et ceci dans un délai maximum d’une heure après la clôture du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI. Toute détérioration des espaces, des locaux et installations, causée par un exposant ou par ses installations, matériels ou marchandises sera à la charge de cet exposant.
Article 12 : Montage et démontage des stands
L’organisateur notifiera le calendrier du montage et du démontage des stands avant l’ouverture du 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI. Le non-respect par un exposant de la date limite d’occupation des emplacements autorise l’organisateur à réclamer le paiement de pénalités de retard et de dommages intérêts. Le nettoyage des stands est effectué dans les conditions et délais indiqués aux exposants par l’organisateur.
Article 13 : Assurance de responsabilité civile de l’organisateur
Une assurance est souscrite obligatoirement par l’organisateur contre les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile en qualité d’organisateur. Les exposants peuvent demander à l’organisateur de consulter un exemplaire de la police d’assurance donnant toutes précisions sur la durée et les risques couverts.
Article 14 : Assurance du matériel exposé
L’assurance souscrite par l’organisateur ne couvre que les risques contre les conséquences pécuniaires en matière de leur responsabilité civile durant la période de l’exposition. L’exposant doit souscrire à ses frais, par le biais de l’organisateur, toute assurance complémentaire qu’il juge nécessaire contre les conséquences et dommages d’autres risques.
Article 15 : Fonctionnement de la garantie
Tout sinistre doit être déclaré par écrit à l’organisateur et, sous peine de perdre son droit au bénéfice de l’assurance. L’exposant doit remplir et signer les formulaires de déclaration de l’incident tenus à sa disposition par l’organisateur. Cette déclaration doit être faite dans les quarante-huit heures s’il s’agit d’un vol ou dans les cinq jours dans les autres cas, en indiquant les circonstances du sinistre et le montant approximatif des dommages .Tout vol doit faire l’objet d’une plainte déposée par l’exposant auprès des autorités de police. Une copie du récépissé de dépôt de la plainte est jointe à la déclaration de sinistre. Pour l’indemnisation du sinistre, l’exposant est tenu de produire un justificatif de la souscription de l’assurance complémentaire susvisée, ainsi qu’un inventaire détaillé du matériel endommagé.
Article 16 : Services extérieurs
Les raccordements des stands aux réseaux d’électricité et autre supplément d’équipement sont faits aux frais des exposants qui en font la demande dans les délais requis et en fonction des possibilités techniques de l’emplacement des stands. Toute demande doit être adressée à l’organisateur par un formulaire spécial mis à la disposition des exposants dans le guide de l’exposant.
Article 17 : Douanes – cautions morales
Il appartient à chaque exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l’étranger. L’organisateur ne peut être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités. Une caution morale est délivrée par l’organisateur à tout exposant étranger qui le demande.
Article 18 : Catalogue
L’organisateur se réserve le droit exclusif de la publication du catalogue des exposants. Il peut concéder tout ou partie de ce droit, ainsi que la publicité à paraître dans ce catalogue. Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue sont fournis par les exposants sous leur responsabilité L’organisateur ne peut être tenu responsable des omissions ou des erreurs de reproduction, de composition ou autres, qui peuvent se produire.
Article 19 : Badges exposants
Des badges exposants ainsi que les cartes d’invitation visiteurs donnant droit d’accès au 5ème Congrès et de la 3ème édition des JMLCI sont délivrés aux exposants par l’organisateur selon un quota définis dans le dossier d’inscription.
Article 20 : Sécurité
L’exposant est tenu de respecter les mesures de sécurité imposées par les autorités, ainsi que les mesures de sécurité éventuellement prises par l’organisateur. L’organisateur se réserve le droit de vérifier le respect de ces mesures.
Article 21 : Application du règlement
Le non-respect des dispositions du présent règlement peut entraîner après mise en demeure, des mesures correctives pouvant aller jusqu’à l’exclusion du contrevenant. II en est notamment ainsi pour la non-conformité de l’agencement, le non-respect des règles de sécurité, la présentation des produits non adaptés à l’espace d’exposition, la vente non autorisée comportant livraison immédiate et sur place à l’acheteur.
Article 22 : Modification du règlement
L’organisateur se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et d’apporter de nouvelles dispositions toutes les fois que cela lui paraîtra nécessaire.
Article 23 : Contestations
En cas de contestation, l’exposant s’engage à soumettre sa réclamation à l’organisateur avant toute procédure. En cas de litige, les tribunaux de commerce sont les seuls compétents
NOTA: Les marchandises des exposants étrangers destinées au 5ème Congrès et la 3ème Edition des JMLCI bénéficient du régime d’admission temporaire.